Willkommen!

Zum Einstieg in den Projekt-Blog zum Webrelaunch 2025 werfen wir zunächst einen Blick zurück: Am 22.07.2022 wurden in der Strategiesitzung des Rektorats die Weichen für die Überarbeitung der Webpräsenz der Uni Köln gestellt. Aus dem folgenden Sitzungsauszug leiten sich wesentliche Projektziele ab:

„Mit dem neuen Webrelaunch soll die Online-Kommunikation der Universität zu Köln neu aufgestellt werden. Sie soll sich konsequenter an den Informationsbedürfnissen und digitalen Nutzungsgewohnheiten ihrer Zielgruppen ausrichten. Die Webseiten sollen die strategische Ausrichtung der Universität, auch mit Blick auf die Exzellenzinitiative, konsequent unterstützen.“

Es folgten die Vorbereitung des Projekts einschließlich der Ausschreibung von Stellen im Projekt-Kernteam, die Einarbeitung und die Projekt-Anfangsphase mit vielen Gesprächen rund um das Thema Webpräsenz. Nun geht's ans Eingemachte! Dieser Blog informiert alle Interessierten über Neuigkeiten aus dem Projekt. Doch zunächst Informationen zu den wichtigsten Fragen.

Viel Spaß bei der Lektüre wünscht

das Projekt-Kernteam

• Zwischenbilanz mit ersten Meilensteinen
• Agentur-Partner nimmt Arbeit auf
• Hands-on-Partizipation in den Projektkreisen
• Agentur gesucht: Ausschreibung veröffentlicht
• Offizieller Projektstart mit Kick-off-Treffen der Hauptgremien erfolgt

Wir ziehen eine erste Bilanz: Von den Meilensteinen, die im letzten Quartal 2023 vorgestellt wurden, sind die ersten erreicht. Die Ausschreibung und Auswahl einer Agentur für das Redesign und die interne Anforderungsanalyse sind erfolgt. Das Aufsetzen und die Durchführung einer umfangreichen Projektkreisarbeit hat ermöglicht, dass verschiedene Perspektiven beleuchtet und gemeinsame Ziele, Zielgruppen und Ansätze festgehalten werden konnten. Für das zweite Anwendungskreistreffen Mitte März hat das Projekt-Kernteam die Analyseergebnisse zusammengefasst und auf Entscheidungsbedarf geprüft.

Einstieg in die Strategie- und Konzeptphase

Die beauftragte Agentur in2code hat die Uni-internen Analyseergebnisse evaluiert und um eigene, datenbasierte Auswertungen erweitert. Mit dem Kick-off-Workshop von Projekt-Kernteam und in2code hat die Strategie- und Konzepthase begonnen. Bei dem zweiten Steuerkreistreffen Ende März wurden die kommunikativen und strategischen Ziele der Uni Köln hinsichtlich ihrer Webpräsenz festgehalten. Diese müssen nun in einem detaillierten Konzeptpapier ausgearbeitet werden. Beim dritten Steuerkreistreffen Ende April beziehungsweise im Anschluss daran soll dieser „Fahrplan“ diskutiert und eine Entscheidung darüber getroffen werden. Zwecks Untermauerung des Konzepts sollen erste Umsetzungsvarianten mit Blick auf die künftige Site-Struktur und das Navigationskonzept vorgestellt werden.

Ausblick auf die weiteren Phasen der Agentur-Zusammenarbeit

Die Strategie- und Konzeptphase endet mit der Abnahme des Konzeptpapiers. Unmittelbar anschließend beginnt die Design-Phase. Nach der Implementierung des Designs als Webdesign erfolgt die Übergabe des CMS-unabhängigen Codes an das Projekt-Kernteam. in2code wird das Redesign in einer „train the trainer“-Schulung voraussichtlich bis Ende 2024 vorstellen. Während an der Uni die Migration in das neue Design vorgenommen wird, steht die Agentur noch während einer Support-Phase zur Verfügung.

Sie sind herzlich eingeladen, uns jederzeit Ihre Anmerkungen und Fragen zum Projekt Webrelaunch der Uni Köln mitzuteilen. Hier geht es zum Kontaktformular des Kernteams des Projekts Webrelaunch. Schauen Sie gern auch nächsten Monat wieder hier rein, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Nach der Veröffentlichung der Ausschreibung zum Jahresende wurde innerhalb eines mehrwöchigen Vergabeprozesses ein Agentur-Partner ausgewählt, der in diesem Monat die Arbeit für das Projekt Webrelaunch aufnimmt: Die renommierte TYPO3-Agentur in2code mit Sitz in Rosenheim, Bayern, wird das Redesign der Webseiten der Universität zu Köln entwickeln. Dabei wird sie im engen Austausch mit dem Projekt-Kernteam und weiteren Projekt-Gremien stehen, um bei ihrer Arbeit die richtungsweisenden Leitplanken und Ziele berücksichtigen zu können.

Expertise mit Hochschul-Webauftritten

Der neue Projekt-Partner hat nicht nur umfangreiche Expertise als zertifizierte TYPO3-Agentur, sondern auch zahlreiche Hochschulreferenzen mit umfangreichen Web-Projekten vorzuweisen. Das Verständnis für die Strukturen und Prozesse im „Universitätskosmos“ ist für das Gelingen des Projekts essenziell. Gleichzeitig wird ein sich vom Wettbewerb abhebender Ansatz erwartet, der die Zielgruppen und deren Nutzungsgewohnheiten und Informationsbedürfnisse in den Vordergrund stellt und die Marke der Universität zu Köln stärkt.

Beginn der Zusammenarbeit

Mit einem Briefing durch das Kernteam und einem Kick-off-Workshop in der aktuellen vorlesungsfreien Zeit nimmt in2code die Arbeit am Projekt Webrelaunch auf. Zunächst steht die Analysephase an, gefolgt von der Konzeptionsphase. Die Agentur-Vertreter*innen werden sich je nach Bedarf und Themenschwerpunkt in die verschiedenen Projektgremien einbringen; im März treffen sich sowohl verschiedene Projektkreise als auch der Anwendungs- und der Steuerkreis.

Wir freuen uns und sind gespannt auf diese ersten Wochen der Zusammenarbeit, die wesentlich für das Gelingen des Redesign-Auftrags sein werden.

Die Agentur steht also in den Startlöchern – haben auch Sie noch Hinweise, Anregungen und Ideen für die künftige Uni-Website? Wir freuen uns, wenn Sie uns davon wissen lassen. Bitte nutzen Sie unser Kontaktformular.

Von der Nutzer*innenführung mittels intuitivem Navigationskonzept bis hin zum visuell ansprechenden und funktionalen Design von Interaktionsflächen – die Bandbreite an Themen, die den Webrelaunch betreffen, ist vielfältig, die Arbeitsebenen reichen von strategisch und konzeptionell bis operativ und konkret.

Zahlreiche Stakeholder gestalten mit

Gewissermaßen mit dem Go-Live des letzten Relaunchs in 2015 begann die Phase des Sammelns von Anforderungen an das neue Projekt – denn Trends und Möglichkeiten des Webdesigns entwickeln sich stetig fort. Feedback der unterschiedlichen Zielgruppen und die jahrelange Erfahrung von Webadministrator*innen und -redakteur*innen der Uni Köln sind in die Anforderungssammlung eingeflossen, auf deren Grundlage die Ausschreibungsdokumente erstellt wurden. Dank dieser riesigen Sammlung, die viele Bedarfs-Schnittmengen offenbart, konnten mehrere Projektkreise definiert werden. In diesen befassen sich die Mitglieder des Anwendungskreises und weitere Expert*innen mit den Zielen der Uni-Webseiten und den daraus resultierenden Redesign-Ideen.

Ablauf und Zeitplan

Sieben Projektkreise mit den folgenden Schwerpunkten finden sich im ersten Quartal 2024 erstmalig zusammen:

• Accessibility, UX & SEO

• Fakultätsseiten

• Dezernate & Verwaltungsseiten

• Lehre & Studium

• Einrichtungsseiten

• Medien & Social Media

• News- & Eventsystem

Zunächst werden Konzept- und Design-Themen diskutiert, die beim Agentur-Briefing Berücksichtigung finden sollen. Im Anschluss geht es um Struktur und Content. Zudem sind Meetings mit Info-Charakter und zum künftigen Webredaktions-Schulungskonzept angedacht.

Zusammenspiel der Projektgremien

Die Projektkreise ermöglichen Partizipation durch die vielen verschiedenen Stakeholder, darunter Vertreter*innen von Studierenden, Wissenschaftler*innen und Kommunikationsverantwortlichen sowie Verwaltungsmitarbeitenden. Ihre Arbeitsergebnisse werden durch das Kernteam dem Anwendungskreis präsentiert, der diese für den Steuerkreis aufbereitet. Der Steuerkreis gibt den strategischen Rahmen vor und trifft Projekt-bezogene Entscheidungen.

Wer konstruktive Anregungen und Ideen für die künftige Uni-Website hat, ist herzlich eingeladen, sich einzubringen – je nach Meetingagenda können diese Themen in den entsprechenden Projektkreisen mit behandelt werden. Hier geht es zum Kontaktformular des Kernteams des Projekts Webrelaunch.

Seit Anfang Dezember ist die Ausschreibung über das Redesign im Rahmen des Webrelaunch-Projekts öffentlich, womit die Bewerbungsphase für potenzielle Auftragnehmende begonnen hat. Die Ausschreibung ist bis zum 27. Dezember auf dem Portal vergabe.NRW einsehbar. Bis einschließlich 21. Dezember können interessierte Bieter Fragen an das Projekt-Kernteam richten. Angebotsstichtag ist der 27. Dezember 2023.

An dieser Stelle möchten wir darauf hinweisen, dass die Zeitangaben dem internen Planungsstand des Beitrag-Veröffentlichungsdatums entsprechen und keine unvorhergesehenen Ereignisse und Änderungen berücksichtigen.

Vorgehen im ersten Quartal 2024

Um den Einstieg der Agentur bestmöglich vorzubereiten, sollen bereits im Januar einige der Uni-internen Projektkreise erstmalig tagen und Konzept- und Design-Ziele für das Briefing formulieren. Die Projektkreise stellen operativer und themenspezifisch arbeitende kleinere Projektgremien dar. Das Kernteam sammelt alle Projektkreis-Ergebnisse für den großen Anwendungskreis, der diese für den Steuerkreis zwecks Entscheidungsfindung aufbereitet. Das nächste Steuerkreistreffen ist für März terminiert. Ab diesem Zeitpunkt sollen die interne Arbeit in den verschiedenen Projektkreisen, die Konzept-Entwicklung der Agentur und der Austausch mit dieser, etwa in Form von Workshops, parallel vorangetrieben werden.

Das für die Koordination und Moderation verantwortliche Kernteam freut sich auf einen lebendigen und konstruktiven Austausch mit allen Beteiligten!

Ihre Anregungen

Wer konstruktive Anregungen und Ideen für die künftige Uni-Website hat, ist herzlich eingeladen, sich einzubringen – je nach Meetingagenda können diese Themen in den entsprechenden Projektkreisen mit behandelt werden. Sie möchten etwas beitragen? Hier geht es zum Kontaktformular des Kernteams des Projekts Webrelaunch. Wir sind gespannt auf Ihre Hinweise!

Der nächste Beitrag ist für Januar 2024 geplant.

Das im Sommer mit der Einstellung zweier Kernteam-Mitglieder begonnene Projekt Webrelaunch ist nun offiziell gestartet: Mit dem Steuerkreis unter Teilnahme von Rektor Prof. Dr. Joybrato Mukherjee und dem Anwendungskreis trafen am 25.10. beziehungsweise 14.11.2023 erstmals die beiden Hauptgremien des Projekts Webrelaunchs zu dessen Kick-off zusammen. Die Präsentationen wurden von beiden Kreisen gut angenommen und die Möglichkeit für erste Fragen und Anmerkungen gerne genutzt. Wie angeboten wurden auch im Nachgang zu den Terminen noch Rückmeldungen mitgeteilt – eine Möglichkeit, die Steuer- und Anwendungskreis-Teilnehmende über direkten Kontakt mit dem Kernteam oder Mailinglisten jederzeit offensteht.

Projektrahmen

Bei diesen beiden Terminen präsentierten das Projekt-Kernteam unter Leitung von Dr. Elisabeth Hoffmann, Leiterin Dezernat Kommunikation und Marketing, den Projektauftrag, die Projektziele und das den Web Relaunch prägende Leitbild der Uni Köln:

Der Projektauftrag und die Projektziele wurden aus der Strategiesitzung des Rektorats am 22.07.2022 abgeleitet:

• Verbesserung der Orientierung und des Nutzwerts für Website-Besucher*innen, dazu zählen Barrierefreiheit, User Experience (UX) und Responsiveness,

• Verbesserung der strategischen Ausrichtung und Aussagefähigkeit,

• die Optimierung des Werkzeugs, mit dem die Website gestaltet wird, 

• die Implementierung eines nachhaltigen Entwicklungs- und Betriebskonzepts sowie

• die dauerhafte Gewährleistung rechtlicher Vorgaben und von Security-Guidelines.

Im Rahmen des Steuerkreis-Kick-offs unterstrich Rektor Mukherjee die Bedeutung des Themas IT-Sicherheit für die Website.

Vier Leistungsversprechen sind die ideellen Leitplanken des Relaunch-Prozesses. Sie wurden im Rahmen der Markenentwicklung auf der Basis des Hochschul-Entwicklungsprozesses und von Stakeholder-Befragungen entwickelt:

1. Zukunft gestalten,

2. Gesellschaftliche Verantwortung,

3. Exzellenz in Forschung und Lehre,

4. Offenheit.

Zeitplan

Projektmanagerin Suzan Buchholz stellte den Zeitplan vor, der einen Go-Live der zentralen Uni-Seiten für Ende 2025 vorsieht. Derzeit befindet sich das Projekt in der Ausschreibungsphase, auf die in 2024 die Zusammenarbeit mit einer Agentur folgen soll. Das zu erarbeitende Redesign der Website soll in 2025 umgesetzt werden. Während der gesamten Projektlaufzeit finden bereits parallel Optimierungen an den bestehenden Seiten mit Blick auf den Abbau von Redundanzen sowie Umstrukturierungen statt.

Anforderungen

Webredaktions-Ansprechpartnerin Lisa Rasche warf einen Blick auf die in bisherigen Gesprächen gesammelten Anforderungen der vielen verschiedenen Stellen der Universität, die interne wie externe Sichtweisen einschließen. Sie erläuterte die Themen Content- und Strukturberatung, Projektkreise und Schulung. Anwendungskreis-Teilnehmende und weitere Spezialist*innen sollen in den Projektkreisen themenspezifische Anforderungen diskutieren und Lösungsansätze vorschlagen können.

Information und Beteiligung

Mit dem Launch dieses Projekt-Blogs lädt das -Kernteam ab sofort alle Interessierten auch außerhalb der genannten Gremien ein, sich mit Anregungen und Ideen zum Projekt Web Relaunch zu melden. Unabhängig von einer aktiven Beteiligung können sich Interessierte mittels des Blogs auf dem Laufenden halten. Die Beiträge erfolgen etwa im monatlichen Rhythmus, je nach Aufkommen der Gremien-Treffen und des Arbeitsstands bei der Entwicklung von Lösungen.

Der nächste Beitrag ist für Dezember 2023 geplant.