Das Registrierungssystem „Docfile“ ist das neue Online-Tool für alle Promovierenden der Universität zu Köln, die an einer Doktorarbeit in der Humanwissenschaftlichen, Rechtswissenschaftlichen, Medizinischen, Mathematisch-Naturwissenschaftlichen oder Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Fakultät arbeiten.
Promovierende der Philosophischen Fakultät nutzen weiterhin a.r.t.e.s. access.
Über Docfile ist die Verwaltung des Promotionsprozesses von der Annahme eines/r Promovierenden bis zum Druck der Promotionsurkunde möglich. Ebenso kann die Universität zu Köln damit ihrer gesetzlichen Berichtspflicht gemäß Hochschulstatistikgesetz nachkommen.
Ich benötige Hilfe bei der Registrierung in Docfile. An wen kann ich mich wenden?
Bei Fragen zur Bedienung von Docfile wenden Sie sich an den Docfile-Support des AMC (docfile(at)verw.uni-koeln.de, + 49 (0) 221 470 3442).
Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an das Helpdesk des Rechenzentrums (RRZK; rrzk-helpdesk(at)uni-koeln.de, + 49 (0)221 470 89555).
Bei Fragen zu den formalen Bedingungen Ihres Promotionsvorhabens wenden Sie sich bitte an das für Sie zuständige Promotionsbüro/Dekanat.
Wann kann ich den Docfile-Support erreichen?
Die Docfile-Telefonhotline ist Dienstag 10- 12 Uhr und Mittwoch 15-17 Uhr unter der Nummer + 49 (0) 221 470 3442 zu erreichen. Auch per E-Mail hilft das Docfile-Team gerne unter docfile(at)verw.uni-koeln.de bei Fragen weiter.
Wie lange dauert es sich in Docfile zu registrieren?
Der Registrierungsprozess dauert etwa 45 min. Bitte halten Sie dafür folgende Unterlagen bereit: Abschlußzeugnisse, Studienverlaufsbescheinigungen / Immatrikulationsbescheinigungen, Hochschulzugangsberechtigung.
Ich habe mich bereits als Doktorand/in an der Fakultät annehmen lassen. Muss ich mich trotzdem in Docfile registrieren?
Ja. Eine Registrierung in Docfile ist auch im Falle einer bereits erfolgten Annahme als Doktorand/in durch die Fakultät notwendig.
Warum sind optionale Fragen im Abfrageassistenten aufgeführt?
Während die Bereitstellung der HStatG-relevanten Daten verpflichtend ist, gibt es einige optionale Datenfelder in Docfile. Diesen dienen der Verwaltung von Promotionsvorhaben, der Angebotsgestaltung von Qualifikationsmaßnahmen sowie der Qualitätssicherung.
Wie kann ich Daten wieder löschen?
Das Löschen von eingegebenen Daten ist nur durch die Ansprechpartner in den Promotionsbüros und den Administratoren im AMC möglich. Bitte schreiben Sie eine entsprechende Email entweder an das für Sie zuständige Promotionsbüro oder an docfile(at)verw.uni-koeln.de.
Ich bin nicht sicher, ob ich eine kumulative Dissertation anfertigen soll?
Bitte setzen Sie das Kreuzchen nur, wenn Sie eine kumulative Dissertation anstreben und Sie die formalen Voraussetzungen dafür erfüllen. Entsprechendes regelt die für Sie gültige Promotionsordnung.
Welches ist der für die Promotion berechtigende Hochschulabschluss?
Bitte geben Sie hier den Hochschulabschluss an, der Sie zur Promotion berechtigt. Falls mehrere Hochschulabschlüsse in Kombination zur Promotionsberechtigung führen, wählen Sie bitte den Abschluss aus, den Sie zuletzt erworben haben.
Art der Promotion: Welche Art von Kooperationen sind gemeint?
Bitte geben Sie hier nur Kooperationen an, für die ein formaler institutioneller Vertrag vorliegt, wie z. B. Cotutelle de thèse. Diese Art der Kooperation ist abzugrenzen von rein wissenschaftlichen Kooperationen, die ebenfalls bei der Registrierung abgefragt werden.
Welche Angabe ist unter „Art der Hochschulzugangsberechtigung“ erforderlich?
Als Art der HZB ist der höchste allgemeine Schulabschluss anzugeben, der den ersten Zugang zum deutschen Hochschulsystem erlaubt.Falls Sie mehrere Hochschulzugangsberechtigungen erworben haben, geben Sie bitte die zuerst erworbene HZB an.
Welches Datum muss bei dem Datenfeld „Beginn des Promotionsprojekts“ eingetragen werden? Welche Angabe ist bei dem Datenfeld „Datum der Themenstellung“ notwendig?
Bitte geben Sie bei dem Datenfeld „Beginn des Promotionsprojekts“ an, wann Sie tatsächlich mit der Arbeit an der Promotion begonnen haben. Dies kann bereits vor der offiziellen Annahme als Doktorand/In an der Fakultät erfolgt sein. Beim Datenfeld „Datum der Themenstellung“ geben Sie bitte den Zeitpunkt an, an dem Ihr/e Betreuer/In das Promotionsthema an Sie vergeben hat.
Was muss ich bei dem Feld „Betreuer“ angeben?
Bitte geben Sie den offiziellen Betreuer/In Ihres Promotionsvorhabens an. Dies ist in der Regel ein Universitätsprofessor an der Universität zu Köln.
Fragen zur Promotion
Ich habe Fragen zu meinem Promotionsvorhaben. An wen kann ich mich wenden?
Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an das für Sie zuständige Promotionsbüro.
Ich habe meine Promotion abgebrochen. Wie muss ich nun vorgehen?
Wenn Sie Ihr Promotionsvorhaben abgebrochen haben, bitten wir Sie sich an Ihr Promotionsbüro in der Fakultät zu wenden. Bitte beachten Sie, dass bei einer Exmatrikulation als Promotionsstudierender keine Weitergabe von Daten an das Promotionsbüro erfolgt. Bitte melden Sie sich ebenfalls beim Promotionsbüro ab.
Stellt die Registrierung in Docfile gleichzeitig eine Annahme als Doktorand/in an der Fakultät dar?
Nein. Um an der Universität zu Köln promovieren zu können, müssen Sie von einer Fakultät als Doktorand/in angenommen werden. Die Annahme als Doktorand/in ist in den jeweiligen Promotionsordnungen der Fakultäten geregelt. Erst mit der Bestätigung der Annahme ist sichergestellt, dass Sie die Voraussetzungen für eine Promotion an der Universität zu Köln erfüllen.
In Kürze werden Sie Ihren Antrag auf Annahme als Doktorand/in über Docfile stellen können.
Bin ich über die Registrierung in Docfile automatisch an der Universität zu Köln immatrikuliert?
Nein. Für eine Immatrikulation zum Promotionsstudium wenden Sie sich bitte an das Studierendensekretariat.
Ich würde gerne an der Universität zu Köln promovieren. Was muss ich tun?
Das deutsche Hochschulstatistikgesetz ist die Grundlage der Bundesstatistik für Zwecke der Gesetzgebung und Planung im Hochschulbereich und bei den Berufsakademien sowie zur Erfüllung der europarechtlichen Datenlieferverpflichtungen.
Welche Daten werden für das Hochschulstatistikgesetz abgefragt?
Für das Hochschulstatistikgesetz muss die Universität zu Köln u. a. Daten zum Promotionsverlauf, Studienverläufen und der Hochschulzugangsberechtigung erfassen. Die genauen gesetzlichen Vorgaben finden Sie unter Hochschulstatistikgesetz.
Welche Nachweise muss ich hochladen?
Um die für das HStatG-relevanten Daten zu prüfen, ist es notwendig Nachweise Ihrer Angaben bereitzustellen. Sie erleichtern damit die administrativen Prozesse in den Promotionsbüros und Ihre Registrierung kann schneller bearbeitet werden. Notwendige Nachweise sind Scans/Kopien von Hochschulzugangsberechtigungen, Abschlusszeugnissen, Nachweise über Prüfungsabschlüsse, Betreuungsvereinbarungen sowie Immatrikulationsbescheinigungen und Studienverlaufsbescheinigungen.
Kann ich Dokumente auch später hochladen?
Ja. Sie können das Formular jederzeit speichern und somit auch zu einem späteren Zeitpunkt Ihre Dokumente hochladen. Wenn Sie das Formular bereits abgeschickt haben, ist dies leider nicht mehr möglich. Bei Problemen diesbezüglich wenden Sie sich bitte an das AMC (docfile(at)verw.uni-koeln.de).
Fragen zu benötigten Dokumenten
Welche Nachweise benötige ich für den Studienverlauf?
Bitte reichen Sie als Nachweis über Ihre Studienzeiten eine Studienverlaufsbescheinigung oder Immatrikulationsbescheinigungen ein. Bitte beachten Sie die Nachweise für alle von Ihnen besuchten Hochschulen einzureichen. Es ist möglich die Nachweise am Ende des Registrierungsprozesses als Scan hochzuladen.
Wie muss ich die erforderlichen Nachweise für das Hochschulstatistikgesetz einreichen?
Erforderliche Nachweise können Sie bei Abschluss der Registrierung als Scan im System hochladen. Alternativ können Sie die erforderlichen Nachweise in Ihrem Promotionsbüro vorlegen.
Fragen zu technischen Problemen
Welches Betriebssystem kann ich bei der Nutzung von Docfile verwenden?
Docfile ist mit jedem Betriebssystem kompatibel.
Welchen Browser kann ich nutzen?
Folgende Browser werden von Docfile unterstützt: - Internet Explorer / Microsoft Edge - Firefox - Chrome - Safari
Auch mobile Browser sind kompatibel.
Ich kann keine Dateien hochladen. An wen kann ich mich wenden?
Wenn Sie aus technischen Gründen keine Dateien hochladen können, wenden Sie sich bitte an das das Helpdesk des Rechenzentrums (RRZK; rrzk-helpdesk(at)uni-koeln.de, + 49 (0)221 470 89555).
Fragen zum Datenschutz
Sind meine Daten im System geschützt?
Ihre Daten können nur von den zuständigen Beschäftigten Ihres Promotionsbüros und von dem technischen Administrator eingesehen werden, die jeweils zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Das Verfahren ist mit dem Datenschutzbeauftragten der Universität abgestimmt.
Wie werden meinen Daten an das Statistische Bundesamt weitergegeben?
Die abgegebenen Daten werden in anonymisierter Form weitergegeben. Durch die Anonymisierung der Daten ist die Rückverfolgung Ihrer Person nicht möglich.
