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Verstärkung des KLIPS-Teams

Seit 2006 steht den Lehrenden, Studierenden und Angestellten der Universität zu Köln mit ‚KLIPS’ – Kölner Lehr, Informations- und Prüfungs- Service - ein umfangreicher Dienst für das Campusmanagement zur Verfügung. Sowohl das System als auch das Betreiberteam (KLIPS-Team inklusive KLIPS-Support) unterstützen alle Nutzergruppen bei ihren Aufgaben im Bereich Studium, Lehre und Lehrorganisation.

Die einheitliche Verwaltung der Studiengänge mit KLIPS ermöglicht den Studierenden ein Studium „aus einem Guss“ – d. h. Veranstaltungs- und Prüfungsanmeldungen können in einem System fakultätsübergreifend vorgenommen werden. Informationen über Studiengänge, Veranstaltungen im gesamten Vorlesungsverzeichnis der Universität zu Köln, Prüfungstermine, sowie Lehrräume werden transparent und leicht zugänglich.

Ab dem Wintersemester 2014/15 werden Teile des Campusmanagements durch eine neue Software unterstützt. Das KLIPS-Team, als Betreiberteam ist in das Projekt „Migration Campusmanagement“ und damit in die Implementierung von KLIPS 2.0 intensiv eingebunden.

Mit Hilfe der Qualitätsverbesserungsmittel soll das KLIPS Team weiterhin konsequent personell so verstärkt bzw. aufrecht erhalten werden, dass Studierende, Lehrende und Mitarbeiter der Prüfungsämter, Geschäftszimmer, Lehrstühle und des Studierendensekretariates, sowie Studierende in der Benutzung des Campusmanagementsystems geschult, beraten und betreut und in dem Umstieg auf die neue Campusmanagementsoftware begleitet werden. Der Wechsel auf KLIPS 2.0 bedeutet neben der Absicherung des Parallelbetriebes von alter und neuer Campusmanagementsoftware vor allem auch die Überführung der neuen Software in den Regulärbetrieb nach der Projektabwicklung im Jahr 2016. Dem KLIPS Team erschließen sich zudem neue Aufgaben der Anwendungsbetreuung weiterer Verwaltungseinrichtung, z.B. im Bereich des Bewerber und Studierendenmanagement.

Projektfortschritt

Planung 2017

Bewerber- und Studierendenmanagement

Für das Bewerbermanagement steht die Einbeziehung weiterer Masterstudiengänge an. Die Durchführung von zusätzlichen Masterzulassungsverfahren bedeutet Koordinationsaufwand und macht ggf. weitere Anpassungen der Software möglich.  

Im Rahmen einer Novelle wurden die durch die Hochschule dem Ministerium bereitzustellenden Berichte um zusätzliche Merkmale erweitert. Dies bedeutet eine Nacherfassung von Merkmalen im Campusmanagement, sowie  eine Anpassung der bereitzustellenden Zusammenstellungen von Daten. 

Prüfungsmanagement

Ein umfangreiches Arbeitspaket stellt die Finalisierung der Drucksorten im Prüfungswesen dar, die teilweise studiengangspezifisch umgesetzt werden müssen. 

Der Übergang von den erstakkreditierten in die reakkreditierten Studiengänge bedarf Begleitung seitens des KLIPS-Teams hinsichtlich der technischen Schnittstellen  zwischen KLIPS und KLIPS 2.0. 

Unter dem Titel „CAMPUSonline 3.0“ treibt der Softwareanbieter eine grundlegende und umfassende Anpassung der Software voran. Von dieser Anpassung wird auch KLIPS 2.0 betroffen sein. Das KLIPS-Team beteiligt sich daher an fachlichen Gruppen sowie an Reviewgruppen, im Rahmen derer mögliche Anpassungen vorangetrieben werden. 

Support

Ein Schwerpunkt des KLIPS-Supports wird in Aktivitäten zur Pflege und Erweiterung der Onlinehilfe zu KLIPS 2.0 liegen. Hinzu kommen Schulungen und die Pflege des Multiplikatorennetzes. 

Bis mindestens Ende des Sommersemesters 2017 sorgt die Parallelität von KLIPS und KLIPS 2.0, sowie der Übergang aus den erst- in die modellakkreditierten Studiengänge für zusätzlichen Unterstützungsbedarf durch den Support.  

2016

Prüfungsmanagement und Abbildung von Studiengängen

Die Harmonisierung der Prozesse im Prüfungswesen im Parallelbetrieb von KLIPS und KLIPS 2.0 und die Qualitätssicherung von Abbildungen der modellakkreditierten Studiengänge waren Herausforderungen für den Bereich Prüfungswesen im Jahr 2016. Einige Implementierungen von Studiengangstrukturen wurden im Jahr 2016 finalisiert. 

Außerdem stand die Implementierung von Drucksorten für den Bereich des Prüfungsmanagements an. Auch hier galt es neue Prozesse einzuführen. 

Im Rahmen des Projektabschlusses des Projekts zur Einführung von KLIPS 2.0 (MCM) wurde gemeinsam mit dem Projektteam eine Abnahme des Bereichs Prüfungsmanagement in den Regelbetrieb (vorbehaltlich fehlender Funktionalität) durchgeführt. 

Für Studierende der Staatsexamensstudiengänge der Rechtswissenschaft und Medizin wurde KLIPS 2.0 im Jahr 2016 im Bereich Veranstaltungs- und Prüfungsmanagement das relevante System. Das KLIPS-Team hat hier die Übertragung von Leistungsdaten  von ca. 2700 Studierenden der Humanmedizin und ca. 5000 Studierenden der Rechtswissenschaften intensiv begleitet und z.T. mit Unterstützung eines externen Dienstleisters durchgeführt. 

Veranstaltungsmanagement

Im Veranstaltungsmanagement hatte der Parallelbetrieb von KLIPS und KLIPS 2.0 Auswirkungen. So müssen Verfahren bereitgestellt werden, die die Platzvergabe systemübergreifend regelt. 

Auch im Bereich des Veranstaltungsmanagements kam es im Rahmen des Projektabschlusses des MCM-Projekts zu einer Übergabe in den Regelbetrieb durch das KLIPS-Team. 

Vorbereitet wurde die Integration  des Verfahrens zur Vergabe zentraler Lehrräume durch Abt. 54 in KLIPS 2.0. Hierfür wurde die Software vereinzelt angepasst und um einige Funktionalitäten erweitert. Die Anforderungen hierfür wurden in Spezifikationen festgehalten und beauftragt.  

KLIPS-Support

Das KLIPS-Support-Team hat die Studierenden weiterhin bei der Nutzung des jeweiligen Systems unterstützt. Besonderer Supportbedarf entstand bei Studierenden, die mit einem Studiengangwechsel auch einen Wechsel von KLIPS zu KLIPS 2.0 vollzogen haben. 

Mit dem Abschluss des Projekts MCM wurde die Pflege der KLIPS 2.0 Online-Hilfe in die Verantwortung des KLIPS-Teams übergeben. Durch die Mitarbeiter des KLIPS-Supports wird sie gemeinsam mit den jeweiligen Fachanwendungsbetreuern seither laufend aktualisiert. 

Bewerber- und Studierendenmanagmement

Im Jahr 2016 wurde die Durchführung von Masterzulassungsverfahren pilotiert. Die Masterzulassungsverfahren werden bislang weitgehend dezentral, unterstützt durch technische Individuallösungen, durchgeführt.

2015

Seit dem WS 15/16 werden Erstsemesterstudierende in die modellakkreditierten Studiengänge und damit in KLIPS 2.0 eingeschrieben. Damit laufen KLIPS und KLIPS 2.0 parallel mit jeweils großen Nutzerzahlen in beiden Systemen. Für Studierende, die im WS 15/16 ihr Studium aufgenommen haben spielt KLIPS (1) keine Rolle mehr. Die Parallelität der beiden Systeme bedeutet seither eine Herausforderung in den Bereichen der fachlichen Anwendungsbetreuung und Support im KLIPS-Team. 

Prüfungsmanagement

Implementierung von ca. 280 Studiengangstrukturen der reakkreditierten Bachelor- und Masterstudiengänge im Campusmanagementsystem KLIPS 2.0. Implementierung und Betreuung von Prozessen im Prüfungsmanagement in KLIPS 2.0 für Studierende und Mitarbeiter. Aktualisierung und Pflege von Prüfungsordnungsabbildungen in KLIPS (1)  hinsichtlich einzelner Prüfungsordnungsänderungen. 

Veranstaltungsmanagement

Seit dem Wintersemester 15/16 können ist mit KLIPS 2.0 auch ein Werkzeug für die Belegung und Vergabe von Veranstaltungsplätzen bereitgestellt. Dabei stehen fachbereich- bzw. fakultätsspezifisch unterschiedliche Varianten der Belegung (Individual- vs. Generalbelegung), Priorisierungsmöglichkeiten über ein Priotool, sowie Vergabeverfahren auf Grundlage der Ordnungen zur Vergabe von Veranstaltungsplätzen der jeweiligen Fakultät zur Verfügung.  

Support

Der KLIPS-Support betreut die Studierenden und Mitarbeiter der Universität zu Köln in der Nutzung des Campusmanagementsystems und kommuniziert mit den Nutzern als 1st-level-Support. Nutzer können wesentliche Informationen dazu in neuen bzw. überarbeiteten Informationsplattformen (Wiki, Webseite) abrufen, die vom KLIPS-Support mit Inhalten gepflegt werden. Die Parallelität von KLIPS und KLIPS 2.0 bedeutet eine komplexere Beratungssituation und erhöht insbesondere während der Inbetriebnahme einzelner Programmmodule die Aufwände. Diesem Umstand ist der Support mit zusätzlichem Personal begegnet. 

BEW/STM

Im Rahmen der Inbetriebnahme des Bewerber- und Studierendenmanagements in KLIPS 2.0 wurde im Sinne des Betriebskonzeptes im KLIPS-Team eine Fachanwendungsbetreuung aufgebaut, die das Studierendensekretariat und das International Office bei der Durchführung von Prozessen und der Anwendung der Software im Sinne eines 2nd-Level Supports unterstützt.

2014

Prüfungsmanagement

2014 wurden Studiengangstrukturen im derzeitigen Campusmanagementsystem aktualisiert und überarbeitet. Insbesondere wurden Änderungen an Staatsexamensabschlüssen durchgeführt, deren Abbildung in einem technischen System durch gesetzliche Bestimmungen dieser Abschlüsse besonders herausfordernd waren. Auch neue Dokumente (v. a. Diploma Supplement, Zeugnisse und Urkunden für den Bereich Bachelor Lehramt) wurden über KLIPS 1.0 realisiert. Ferner mussten Notenberechnungen im größeren Umfang angepasst und qualitätsgesichert werden.  

Weiterhin wurden 2014 einhundert Strukturen im neuen Master Lehramt in KLIPS 2.0 implementiert und notwendige Funktionalitäten zur Prüfungsverwaltung im Pilotbetrieb von KLIPS 2.0 umgesetzt.

Veranstaltungsmanagement

Die aktuell genutzten HIS-Systeme werden laufend mit Updates optimiert und an die Anforderungen der Universität zu Köln angepasst. Im Jahr 2014 wurde der Umstieg auf Version 16.0 begleitet, um neue Online-Funktionalitäten zu nutzen und das System bis zum endgültigen Umstieg auf eine neue Software stabil  und sicher zu halten. Tests und Qualitätssicherung sowie die Überprüfung der Datenintegrität standen hier im Vordergrund.

2014 wurden insgesamt 14 Beleg- und Vergabeverfahren in KLIPS 1 durchgeführt. Zusätzlich wurde im Rahmen des Pilotbetriebs von KLIPS 2.0 ein vorübergehendes Anmelde- und Vergabeverfahren umgesetzt, da das künftige Verfahren noch nicht zur Verfügung stand. In Vorbereitung der Nutzung des Lehrraummanagements wurde der Raumbestand ergänzt und korrigiert.

Support

2014 wurde im Studierenden Service Center (SSC) ein weiterer Supportraum eingerichtet, der einen integrierten gemeinsamen Support von KLIPS, ILIAS und Rechenzentrum anbietet. Dieser beschleunigt in vielen Fällen die Supportverfahren und verkürzt die Wege von Hilfesuchenden Studierenden. Für diesen „IT-Supportraum“ wurde das Support-Team weiter aufgestockt.

Neben dem Regelbetrieb erweitert und aktualisiert der KLIPS Support weiterhin die Online-Hilfe und erarbeitet in enger Zusammenarbeit mit dem Projekt Migration Campusmanagement ein Dokumentations- und Schulungskonzept, das die Nutzer auf die Systemumstellung vorbereitet.

2011-2013

Prüfungsmanagement

Im Berichtszeitraum wurden ca. 130 neue Bachelor- und Masterstudiengänge und neue Versionen von Prüfungsordnungen vorhandener Studiengänge im System abgebildet. Hervorzuheben ist die Implementierung der 102 neuen Lehramts-Bachelor, für die sich die große Herausforderung ergab, dass Studierende mehreren Fakultäten zugeordnet sein können. Die Modellakkreditierung hat zudem dazu geführt, dass neue Studiengänge in der Modellierung bereits auf Vorgaben des Kölner Modells ausgerichtet wurden. Geänderte Anforderungen an das Prüfungsmanagement mit KLIPS 1.0 sowie neue Modulversionen erforderten innerhalb bestehender Studiengangsstrukturen Aktualisierungen von Regelwerken. Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Erstellung englischsprachiger Dokumente. Studiengangsstrukturen wurden übersetzt und für die Ausgabe in entsprechende Drucksorten überführt. Neue Dokumente und Bescheinigungen sind für die implementierten Studiengänge erstellt worden.

Veranstaltungs- und Lehrraummanagement

Die in 4 Fakultäten der Universität zu Köln etablierte Belegung der Veranstaltungen konnte auf Bereiche der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät ausgeweitet werden. Im Berichtszeitraum ist eine Zunahme der Belegungen von Studierenden auf die Veranstaltungsplätze in KLIPS 1.0 erkennbar (WS 2012/13 230.000 Belegungen, WS 2013/14 480.000 Belegungen). Die gesteigerten Zahlen sind auf den doppelten Abiturjahrgang,  stärkeres Interesse der Fakultäten an der Verteilung der Veranstaltungsplätze über KLIPS sowie auf die wachsende Zahl der über das System verwalteten Studiengänge zurückzuführen. Das KLIPS Team begegnete diesen Faktoren mit der Etablierung weiterer Belegphasen und der Optimierung von Verteilungsmechanismen, um auch die Überschneidungen bei der Veranstaltungsbelegung zu vermeiden.

Im Jahr 2011 hat das Lehrraummanagement für die zentral verwalteten Lehrräume auf dem Campus Nord via KLIPS begonnen. Weitere dezentrale Raumkapazitäten werden seit 2013 über KLIPS vergeben. Zur Optimierung der Raumauslastung im Zuge des doppelten Abiturjahrgangs konnte zudem mit der zentralen Raumverwaltung eine Ausweitung der Lehrraumvergabe über KLIPS für das Wintersemester 2013/14 erreicht werden.

Support

Das KLIPS-Supportbüro hat Studierende, Lehrende sowie Prüfungsämter bei der Bedienung von KLIPS unterstützt und stetig das Angebot der Online-Hilfe erweitert, sowie ein neues, an den gesteigerten Bedarf angepasstes, Schulungskonzept entworfen und angewendet. Die Anzahl der Anfragen wächst konstant aufgrund der stetigen Zunahme der verwalteten Studiengänge und weiterer Faktoren wie den doppelten Abiturjahrgängen.

Positiv zu bewerten ist, dass zwar die Anfragen im Supportbereich steigen, jedoch nicht proportional zum Anstieg der Zahl der Systemnutzer (Studierende, Lehrende, Mitarbeitende). Dies steht symbolisch für die stetige Verbesserung des Systems, im Besonderen der Nutzerfreundlichkeit. Eine besondere Herausforderung stellt die Betreuung der neuen Lehramtstudierenden, über alle Fakultäten hinweg, dar.

Die Umstellung der Universität zu Köln auf das zentrale, universitätsweite Kölner Identity-Management-System (uniKIM) und die Implementierung von SAP haben zu einem erhöhten Betreuungsbedarf im Bereich LogIn-Verwaltung und Personalimport geführt.

Der KLIPS Support hat in Eigenleistung ein neues Schulungskonzept für Dozenten entworfen, mit dem gezielt die Bedürfnisse und Wünsche dieser Zielgruppe abgedeckt sind. Pünktlich zum Semesterbeginn sind im März und November 2013 die ersten Schulungen durchgeführt worden. Der große Zuspruch erfordert einen weiteren Kapazitätsausbau der Schulungsangebote.