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Zentrale Studienberatung (ZSB)

Als allgemeine Studienberatung bietet die ZSB Unterstützung bei fächerübergreifenden Fragen und Problemstellungen für Studieninteressierte und Studierende in allen Phasen des Studiums. Sie hilft Ratsuchenden dabei, tragfähige Entscheidungen zu treffen, selbstständig ihr Studium zu planen und zu organisieren sowie ihr Studium als eine sehr produktive Lebensphase zu gestalten und  auch schwierige Situationen zu bewältigen. Die Angebote sind als Hilfe zur Selbsthilfe zu verstehen, stärken die Eigenaktivität sowie für das Studium wichtige Kompetenzen.

Ein besonderer Schwerpunkt in der Beratung ist die Begleitung bei Entscheidungen von größerer Tragweite wie die Studienwahl oder ein Fachwechsel. Dabei wird eine möglichst hohe Übereinstimmung der individuellen Potenziale und Präferenzen mit dem Profil des Studiengangs angestrebt als wesentliche Voraussetzung für eine starke Studienmotivation und tragfähige Entscheidung. Die Realisierung der Studienwünsche unterstützt die ZSB durch eine umfassende Bewerberberatung.

Neben der persönlichen Beratung als intensivste Form der Beratung ist die ZSB auch telefonisch und per E-Mail zu erreichen. Ferner finden SchülerInnen, StudienbewerberInnen und Erstsemester eine Vielzahl von Vortrags- und Gruppenangeboten vor.  Der Internetauftritt der ZSB bietet grundlegende Informationen zum Studium an der Universität und  erleichtert die weitergehende Informationssuche durch seine enge Vernetzung mit studienrelevanten Seiten der Fakultäten und weiterer Einrichtungen der Universität. Broschüren und Flyer zum Studium runden das Informationsangebot ab.   

www.zsb.uni-koeln.de

 

Die Zentrale Studienberatung erhält Qualitätsverbesserungsmittel für das Projekt

"Bessere Erreichbarkeit und Rahmenbedingungen für qualitätsvolle  Beratung"

Projektfortschritt

2017 (Planung)

  •  Konsolidierung und bedarfsgerechte, zielgruppenorientierte Weiterentwicklung der Beratungsangebote
  • Überführung des prozessorientierten Beratungsformats für Studierende in problematischen Studiensituationen in den Regelbetrieb
  • Etablierung und fortlaufende Aktualisierung der abteilungsübergreifenden, studienbezogenen Wissensdatenbank


2015/16

Beratung

  • Täglich persönliche und/oder telefonische Beratung und Beantwortung von E-Mail-Anfragen.
  • Weiterentwicklung des Beratungsangebots auf Basis der 2014 gewonnenen Erkenntnisse aus der Befragung der Ratsuchenden und den Erfahrungen des Beraterteams: Ein wichtiger neuer Bestandteil ist dabei eine stärker präventiv ausgerichtete Ansprache von Studierenden mit problematischen Studienverläufen. Für Studierende, die Zweifel an ihrem Studium haben und an einen Studienausstieg denken, wird einmal im Jahr eine spezielle Veranstaltung unter Beteiligung universitärer und außeruniversitärer Einrichtungen angeboten, um diese Studierenden bei der Fortführung ihres Studiums zu unterstützen oder ihnen bei der Suche nach Alternativen behilflich zu sein. Ergänzend wurde ein prozessorientiertes Beratungsformat für diese Zielgruppe entwickelt, das eine enge Kooperation mit universitätsinternen und externen Partnern umfasst und seit Herbst 2016 erprobt wird.
  • Strukturell-organisatorische Vorbereitungen zum Aufbau einer abteilungsübergreifenden, studienbezogenen Wissensdatenbank zur Optimierung der Auskunftsqualität in der Beratung

Gruppenangebote

  • Ausbau des UNIallTAGs (in Kooperation mit den Fakultäten) und der Studienwahlworkshops sowie Neukonzeption von Ferienprogrammen (mit Vorlesungen, Workshops und Chats) zur Studienorientierung
  • Konzeptionelle Weiterentwicklung und Ausbau der Angebote für Eltern, Fortsetzung der Betreuung deutscher Auslandsschulen (in Kooperation mit dem Akademischen Auslandsamt).
  • Fortführung der Orientierungsangebote für StudienanfängerInnen und Weiterentwicklung der Workshops zu allgemeinen Studienkompetenzen unter Einbeziehung der Erfahrungen und Feedbacks aus den Workshops von 2014.

Internet

  • Relaunch des Internetauftritts der ZSB in enger Abstimmung mit den kooperierenden Einrichtungen.
  • Ferner ist ein gemeinsames Portal der Einrichtungen im SSC mit allgemeinen Informationen zur Nutzung und Anmeldung sowie aktuellen Mitteilungen und Veranstaltungshinweisen der zentralen Studierenden Services eingerichtet worden.

2014

Im SSC verfügt die ZSB über neue Räumlichkeiten für Beratung und Serviceangebote. Sie konnte ihre Angebote weiter ausgestalten:

Information und Beratung

  • Die neue Infothek als erste Anlauf- und Servicestelle der ZSB bietet Info-Materialien zu allen Studiengängen der Universität und eine Studienbibliothek zu vielen studienrelevanten Themen. Den täglichen Service, vor- und nachmittags, übernimmt das zehnköpfige studentische Team. Ermöglicht wird dies durch Qualitätsverbesserungsmittel.
  • Für das Beratungsangebot mit täglicher persönlicher und/oder telefonischer Erreichbarkeit zu den besonders nachgefragten Zeiten steht ein vergrößertes Beraterteam zur Verfügung, das weitaus besser auf die Beratungsnachfrage reagieren kann und auch eine zügige Beantwortung von E-Mail-Anfragen sicherstellt.
  • Beratungsschwerpunkte sind weiterhin die Entscheidungsberatungen bei der Studienwahl und im Studienverlauf. Für Studierende, die Zweifel an ihrem Studium haben und an einen Studienausstieg denken, wurde mit dem Aufbau eines Netzwerks unter Beteiligung universitärer und außeruniversitärer Einrichtungen begonnen, um diese Studierenden bei der Fortführung ihres Studiums zu unterstützen oder ihnen bei der Suche nach Alternativen behilflich zu sein.

Evaluation

  • Zwischen Mai und Oktober wurde eine Evaluation des erweiterten Informations- und Beratungsangebots durchgeführt. Die Ergebnisse fließen in die Weiterentwicklung des Beratungsangebots der ZSB ein.

Gruppenangebote

  • Bei den Gruppenangeboten steht weiterhin das ganzjährige und vielfältige Angebot für SchülerInnen im Vordergrund. Zentrale Bestandteile sind Studienwahl-Workshops und das Projekt UNIallTAG, das vorrangig für Studieninteressierte der ersten Generation gedacht ist. Außerdem wurde die Kooperation mit deutschen Auslandsschulen  intensiviert.
  • Besondere Bedeutung kommt auch der frühzeitigen Orientierung und Unterstützung von StudienanfängerInnen beim Einstieg ins Studium zu. Für viele Erstsemester stellt der Studienbeginn und ihr neuer Status eine große Herausforderung dar, der sie sich umso besser stellen können, je gezielter sie durch die Hochschule darauf vorbereitet werden. Der Beitrag der ZSB dazu ist ein modulares Angebot von Workshops zur Förderung allgemeiner Studienkompetenzen wie Zeitmanagement, Studienplanung und –organisation, wissenschaftliche Studiertechniken, Rhetorik und "Lernen lernen". Daneben werden die bereits bestehenden Orientierungsangebote fortgeführt und ergänzt um Campusführungen durch das studentische Team.

Internet
Das zentrale Webportal zum Studienangebot der Universität wurde um die ca. 100 Lehramtsstudiengänge des Masters of Education (mit Basisinformationen und Links zu den weiterführenden Informationen der Fächer und des ZfL) erweitert. Dementsprechend wurden auch die Angaben im Hochschulkompass aktualisiert.

2013

Reorganisation
Zu der erfolgreichen Reorganisation haben ganz entscheidend folgende Maßnahmen beigetragen, die mit dem sukzessiven Ausbau der personellen Kapazitäten mit ersten Ansätzen in 2012 und dann,  weitaus stärker, ab 2013 ihre Wirkung zeigen:

  • Das Konzept des mehrstufigen Beratungsangebots, das AnsprechpartnerInnen mit unterschiedlichen Beratungskompetenzen und -aufgaben vorsah, wird aufgegeben zugunsten einer einheitlichen Personalstruktur im Beraterteam. Dies konnte 2013 umgesetzt werden.
  • Ratsuchende haben nun  jeweils "one face", einen Ansprechpartner für ihr Anliegen und erhalten von diesem die  informatorische  und beraterische Unterstützung, die ihr Anliegen erfordert.
  • Der zunehmenden Komplexität der Anliegen wird mit einer Erhöhung der durchschnittlichen Beratungszeit für ausführliche Beratungen auf 45 Minuten Rechnung getragen.
  • Ferner wird durch die veränderte Personalstruktur eine weitaus flexiblere Einsetzbarkeit der BeraterInnen erreicht, was 2013 eine erste Erweiterung der Sprechzeiten und auch  der Gruppenangebote möglich machte.
  • Zur Sicherung einer qualitativ hochwertigen  Beratung und Aufgabenwahrnehmung sind in den letzten Jahren für die  zentralen Aufgabenfelder der ZSB (individuelle Be-ratung, Gruppenangebote, Webportale, Messen/Veranstaltungen und Wissens-management) interne AGs eingerichtet worden. Diese übernehmen sowohl die Organisation der operativen Arbeit als auch konzeptionelle Aufgaben und evaluieren ihre Aufgabenfelder. Sie fungieren somit zugleich als Qualitätszirkel. Diese Aktivitäten werden kontinuierlich durch kollegialen Austausch, Fallbesprechungen und gezielte Fortbildungen begleitet.  

Das Beraterteam konnte im Juni 2013  über die bisherige Unterstützung mit Qualitätsverbesserungsmitteln hinaus um eine Beraterstelle und Stundenaufstockungen bei vier TeilzeitberaterInnen im Umfang von 20 Stunden verstärkt werden. Zudem konnten nun auch vakante Stellen wiederbesetzt werden. Damit wurden zwei Aufgaben der Reorganisation umgesetzt: die einheitliche Beraterstruktur und die Aufstockung des Personals, mit folgenden positiven Effekten:

Bessere Erreichbarkeit der Beratung

  • Nach einer Konsolidierungsphase zur Einarbeitung und Integration der insgesamt vier neuen KollegInnen ins Team ermöglichte dieser Zuwachs ab Oktober 2013 noch in den beengten Räumlichkeiten im Hauptgebäude der Universität erste Erweiterungen bei den telefonischen Sprechzeiten mit einer Doppelbesetzung von  jeweils zwei BeraterInnen. Mit der Umsetzung des abteilungsübergreifenden Telefonkonzepts zeigen sich hier sehr schnell spürbare Verbesserungen sowohl hinsichtlich des leichteren und auch des zielgenaueren Erreichens der richtigen Ansprechpartner.
  • Auch der Ausbau der persönlichen Beratung  wurde mit besserer personeller Besetzung der offenen Sprechstunden in Angriff genommen.
  • Mitte November erfolgte der Umzug in das neue Studierenden Service Center (SSC) neben dem Hauptgebäude. Nach Fertigstellung letzter Baumaßnahmen wurde zum Jahresende  auch die Schwachstelle Raummangel beseitigt.

Internet

  • Erstellung eines Kontaktformulars für E-Mail-Anfragen zur Gewährleistung einer  anliegengerechten Bearbeitung
  • Ausbau der FAQs, des Unilexikons und der Zielgruppenportale


2010-2012

Anlass für das Projekt "Bessere Erreichbarkeit und Rahmenbedingungen für qualitätsvolle  Beratung" waren die zu geringen Sprechzeiten und zu langen Wartezeiten in der ZSB. Eine Zielvereinbarung mit dem Rektorat ermöglichte zwischen 2010 und 2012 die Erprobung verschiedener Angebotsformen von Beratung mit offener Sprechstunde bzw. mit Terminvergabe. Dabei sollte auch herausgefunden werden, ob eine Ausdifferenzierung der Beratung in ausführliche Beratung, Kurzberatung und einen Info-Service mit studentischen MitarbeiterInnen die Erreichbarkeit verbessert. Ziel war der Abbau von Wartezeiten und ein flexibler Zugang zu den Beratungsangeboten. Ferner sollten die komplexer und vielfältiger werdenden Anliegen der Studierenden – die häufig intensivere Gespräche erfordern – angemessener bei der personellen Ausstattung berücksichtigt werden. Begleitet wurde dieser Prozess durch eine Orga-Analyse und eine Evaluation in Form einer Befragung der Ratsuchenden.
Die folgenden Schwachpunkte wurden als Hauptursache für die Engpässe  identifiziert:

  • die zu geringen personellen Kapazitäten in der Beratung
  • die mit der starken Ausdifferenzierung des Beratungsangebots verbundenen internen Schnittstellenprobleme
  • die nicht ausreichenden und nicht funktionalen Räumlichkeiten