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Rechtliches

Bei der Benutzung von Archivunterlagen sind die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten:

Das Archivgesetz für die staatlichen Archive im Landes Nordrhein-Westfalen (ArchivG NRW) in der jeweils gültigen Fassung.

Das Landesarchivgesetz gilt bis zum Erlass einer Archivsatzung der Universität uneingeschränkt, anschließend subisdiär. Von der Benutzung grundsätzlich ausgeschlossen sind danach Sachakten, die noch nicht 30 Jahre geschlossen sind, sowie personenbezogene Unterlagen (u.a. Personalakten, aber auch Prüfungsakten):

Außer dem Betroffenen darf das Universitätsarchiv hier erst 10 Jahre nach dem Tod (oder hilfsweise 100 Jahre nach der Geburt) und 30 Jahre nach Schließung der Akte Einsicht gewähren. Die 30jährige Sperrfrist ist also immer zu beachten. Mit Ausnahme der vormals aktenführenden Stelle gelten diese Sperrfristen auch für die Dienststellen der Universität zu Köln!

Da häufig nachgefragt, sei hier darauf hingeweisen, daß das Universitätsarchiv Diplom- und Magisterarbeiten aus urheberrechtlichen Gründen nicht vorlegt. Ausnahme: Der Benutzer legt eine schriftliche Einverständniserklärung des Prüflings vor.

Das Universitätsarchiv Köln kann keine Bescheinigungen aus seinen Unterlagen erteilen: Diese müssen Sie über die vormals aktenführende Stelle anfordern. Dabei sind die archiv- sowie datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten. Im Einzelfall beraten wie Sie hier gerne weiter.

Allerdings ist zu bedenken, daß das Archiv alle Abgaben "bewertet" und daß am Ende dieses Prozesses nur ein kleiner Teil von 3-4 % dauerhaft ins Archiv gelangt, der überwiegende Teil nach Ablauf eventueller Aufbewahrungsfristen dagegen vernichtet wird.