Universität zu Köln 

Seit 2006 steht den Lehrenden, Studierenden und Angestellten der Universität zu Köln mit ‚KLIPS’ – Kölner Lehr, Informations- und Prüfungs- Service - ein umfangreicher Dienst für das Campusmanagement zur Verfügung. Sowohl das System als auch das Betriebsteam (KLIPS-Team inklusive KLIPS-Support) unterstützen alle Nutzergruppen bei ihren Aufgaben im Bereich der Lehre und der Lehrorganisation.
KLIPS umfasst drei Bereiche:

• (A.) Prüfungsmanagement,
• (B)  Veranstaltungs- und Lehrraummanagement und
• (C.) Support.
  
  
  

Die einheitliche Verwaltung der Studiengänge mit KLIPS ermöglicht den Studierenden ein Studium „aus einem Guss“ – d. h. Veranstaltungs- und Prüfungsanmeldungen können in einem System fakultätsübergreifend vorgenommen werden. Informationen über Studiengänge, Veranstaltungen im gesamten Vorlesungsverzeichnis der Universität zu Köln, Prüfungstermine, sowie Lehrräume werden transparent und leicht zugänglich.

• Abbildung neuer Studiengänge im System: Zum Wintersemester 2011/2012 wurden 102 neue Lehramt-Bachelor-Studiengänge in dem System abgebildet. Die besondere Schwierigkeit ergab sich daraus, dass Studierende bei diesen Studiengängen bis zu vier Fakultäten zugeordnet sein können. Parallel dazu wurden weitere reguläre Bachelor- und Masterstudiengänge implementiert. Im Sommersemester 2012 wurden weitere drei Bachelor Studiengänge und 18 Master Studiengänge abgebildet.
  Direkt mit der Veröffentlichung wurden die neuen Prüfungsordnungsversionen der 5 eigenständigen Bachelor- und 7 Masterstudiengängen in KLIPS abgebildet.
  Für 2013 ist die weitere Implementierung von Studiengängen und dessen Anpassung und Weiterentwicklung geplant.
  
  
• Erweiterung und Aktualisierung von Regelwerken: Aufgrund neuer Anforderungen aus den Fakultäten und neuer Modulversionen wurden innerhalb bestehender Studiengangsstrukturen ausstehende Generierungen (Notenberechnungen, Voraussetzungsprüfungen etc.) vorgenommen. Für mehr als 40 Studiengänge in verschiedenen Fakultäten wurde die neue Berechnung der Durchschnitts- und Fachnote implementiert. Diese Nachrüstung wird in den restlichen ca. 300 Studiengängen im Jahr 2013 fortgesetzt.  
  
  
• Dokumente, Zeugnisse und Bescheinigungen: Schließlich wurde eine Reihe neuer Dokumente und Bescheinigungen erstellt, die den Arbeitsalltag der Lehrenden sowie der Verwaltungskräfte erleichtern (z.B. Zeugnis, Urkunde und Notenliste über Prüfungen, Transcript für Lehramt Bachelor etc.).Zusätzlich wurde ein neues in der Lehrkommission für Studium und Lehre beschlossenes Transcript of Records für Absolventen, implementiert. In 2013 liegt der Schwerpunkt auf der Erstellung von Englischsprachigen Dokumenten.
  
  

1. Veranstaltungsmanagement

Die Belegung (=Online-Anmeldung) der Veranstaltungen hat sich in vier Fakultäten – Philosophische, Wirtschaftswissenschaftliche, Humanwissenschaftliche und Rechtswissenschaftliche Fakultät – etabliert.

• Ausweitung der Belegung: Ab dem Wintersemester 2011/12 wird die Belegung auf Teile der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät, genauer auf den Lehrbereich Natur- und Gesellschaftswissenschaften, Biologie und ihre Didaktik und die Fachgruppe Biologie, sowie auf Veranstaltungen aus dem Bereich Studium Integrale im Studiengang Wirtschaftsmathematik ausgeweitet.
  
  
• Dritte Belegphase: Außerdem wurde die „dritte Belegphase“ eingeführt. Sie ermöglicht eine bessere Verteilung der noch freien, bzw. freigewordenen Plätze in Lehrveranstaltungen zu Beginn der Vorlesungszeit.
  
  
• Überschneidungsfreiheit: Die Verteilungsmechanismen bei der Veranstaltungsvergabe sollen weiter verbessert werden, um insbesondere Überschneidungen bei der Veranstaltungsbelegung zu vermeiden.
  
  
• Umstieg auf die Version 14.0: Die aktuell genutzten HIS-Systeme werden laufend mit Updates optimiert und an die Anforderungen der Universität zu Köln angepasst. Der letzte Versionswechsel wurde im Februar 2012 erfolgreich durchgeführt. Im Zuge der Umstellung auf eine höhere Version wurden folgende Online-Funktionalitäten eingeführt. Dazu gehören beispielweise solche Funktionalitäten wie ‚Klassenspiegel’, Erweiterung der Email-Funktion, benutzerfreundliche Gestaltung des Stundenplanes für Studierende etc.
  
  
• Im Wintersemester 2012/13 wurden insgesamt ca. 400.000 Belegungen auf die Veranstaltungsplätze von über 23.000 Studierenden im KLIPS getätigt. Die vergangenen Performance-Engpässe konnten gelöst werden, so dass das System stabil läuft.

2. Lehrraummanagement

Im Jahr 2011 hat das Lehrraummanagement für die zentral verwalteten Lehrräume auf dem Campus Nord begonnen. 33 zentral verwaltete Räume in Gebäuden der Humanwissenschaftlichen Fakultät werden nun über KLIPS verwaltet.

• Die Lehrraumverwaltung über KLIPS soll ausgeweitet werden.

Das KLIPS-Supportbüro unterstützt Studierende, Lehrende sowie Prüfungsämter bei der Bedienung von KLIPS. Die Anzahl der Anfragen wächst stetig wegen der stetigen Zunahme der  verwalteten Studiengänge. Eine besondere Herausforderung stellt die Betreuung der neuen Lehramt-Bachelorstudierenden über alle Fakultäten hinweg dar.

• Aufgrund der doppelten Abiturjahrgänge und der wachsende Anzahl der Studiengänge ist mit einem weiteren Anstieg der Anfragen zu rechnen.
  
  
• Das KLIPS-Supportbüro erweitert derzeit das Angebot der Online-Hilfe durch Lern- und Demovideos.
  
  
• Das KLIPS-Team hat in Eigenleistung ein neues Schulungskonzept für Dozenten entworfen, mit dem gezielt die Bedürfnisse und Wünsche dieser Zielgruppe abgedeckt sind. Ab März 2013 finden die ersten Schulungen statt.

Außerdem wird in den nächsten Jahren ein neues Campusmanagementsystem eingeführt, dessen Implementierung das KLIPS-Team maßgeblich unterstützt.